Revisiones independientes de Proyectos

Antonio Navarro Oliva, Ingeniero Civil y Fundador de a2b-eng

¿Por qué fallan los proyectos mineros (y otros)? Una gran oportunidad de mejorar.

Esta pregunta tiene alrededor de 3.5 millones de resultados en internet. Las razones varían desde las principales 101, a las 7 principales de la IPA (Independent Project Analysis), pasando por las más importantes5, 10, 12, 20, 50, etcétera.

Durante mi carrera profesional y con un grupo importante de colegas, no sólo ingenieros, sino antropólogos, hidrólogos entre otros (dada la amplitud de áreas de conocimiento cada vez más interrelacionadas de los proyectos y los numerosos “stakeholders” involucrados); hemos logrado reducir la respuesta a 3 simples causas, irrefutables, seguramente por lo obvias y simples:

1. Porque parten mal: Pueden haber sido mal concebidos (mala idea, momento inadecuado, faltan o son incorrectos los datos de partida, falta de planificación, etc.). La falta de énfasis o importancia en esta primera etapa de “concepción” del proyecto, es vital (o mortal). Es famosa la curva tiempo versus grado de influencia o incertidumbre y costo de los cambios. Al principio es cuando menor es el costo de hacer buenos cambios.
2. Porque son mal ejecutados: Aquí existen múltiples factores, sólo destacar que hoy el mismo proyecto es 3 a 4 veces más complejo que hace 20 años, pero fundamentalmente la cantidad de actores es tal que; es muy difícil conciliar los intereses de todos ellos más los factores -internos y externos-, en forma armónica y enfocados en el éxito del proyecto.
3. Porque la revisión de los mismos es insuficiente o deficiente, y/o sin el “timing” adecuado. Esta última causa ya no es tan obvia, y sin embargo existe, y también podría mitigar las dos primeras. Cuando hablo de no suficiente es porque en realidad las buenas prácticas y el sentido común obligan a revisar proyectos importantes, pero la pregunta es: ¿cómo, cuándo y quiénes revisan?; es decir, ¿qué tipo de revisión dará más CONFIANZA respecto de la CALIDAD, o menor RIESGO de la misma?

Las Revisiones Independientes de Proyectos (Independent Project Reviews, IPRs en inglés), actualmente son una tendencia mundial. En las empresas y proyectos más importantes, éstas son obligatorias. Aún más, en países más desarrollados, es la misma comunidad la que solicita una IPR, cuando algo requiere extrema confianza. ¿Por qué?

Pioneros en esta respuesta fue la NASA desde mediados de los 90´s, el Banco Mundial y los proyectos informáticos en Canadá; quienes postulan que las mejores revisiones (IPRs, también se usa el término “cold eyes”, mirada fría u objetiva) deben ser:

• Independientes e Imparciales; es decir, no deben ser hechas por las partes interesadas.
• Integrales u holísticas, debido a la complejidad de los proyectos y sus interrelaciones.
• Ejecutadas y dirigidas por profesionales altamente calificados y con experiencia, y a su vez estos mandatados idealmente por un sponsor externo al proyecto.
• Basadas en el uso de una Metodología de Revisión Independiente única y común.
• Programadas “antes” de una instancia importante de decisión (correspondiente con todas las metodologías “Front End Loading: FEL” o equivalentes).
• Breves e intensas; es decir, deben ser ejecutadas en momentos clave de los proyectos, con rigor y metodología inclusiva.
• Constructivas y útiles.

Para no confundir, es importante aclarar que una IPR:

• No busca detalles irrelevantes.
• No reemplaza las prácticas normales de Control de Proyectos.
• No reemplaza las prácticas normales de Control y Aseguramiento de la Calidad (QA&QC).
• No es una “Revisión de Pares”, y me detendré aquí, porque es muy común la confusión, primero no son “pares” quienes revisan, y segundo esta metodología no es suficiente, ya que no es coordinada y dirigida con visión de proyecto, su nombre lo dice, casi un “tête-à-tête”, que poco tiene en cuenta las múltiples interrelaciones en los proyectos.
• No es un Auditoría, la que sólo revisa que se cumplan ciertos requisitos. Una IPR es proactiva por naturaleza.
• No es una revisión sólo para poner una nota, sino que tiene un alto componente técnico de recomendaciones, dada la calidad de los revisores.

Las IPRs pueden ser de 4 tipos: de Salud (“Health Check”, casi obligadas en proyectos de largo aliento), Completas (siempre antes de pasar a la siguiente fase de un proyecto), Talleres de Revisión (ante un problema o dilema de acción) y Parciales (cuando se desea revisar un tema o área específica de un proyecto, pero nunca olvidando sus interrelaciones).

Las IPRs también tienen generalmente el componente de la confidencialidad cuando son mandatadas por los mismos dueños de los proyectos. No así, cuando son los organismos públicos o la comunidad son quienes las solicitan.

Las revisiones clásicas y actuales de proyectos que todos conocemos son de diversos tipos, destacando:

1. Auto-revisiones de los ejecutores, con o sin ayuda externa de profesionales de la misma empresa. Estas revisiones carecen generalmente de autocrítica profunda. Estas revisiones son parte estándar de las grandes empresas y sus sistemas de Calidad.
2. Revisiones por parte de empresas similares o de la competencia. Éstas tampoco son imparciales, y al contrario de las anteriores son extremadamente críticas y destructivas, por razones obvias.
3. Revisiones ejecutadas por equipos de los Mandantes, quienes tampoco son objetivos e imparciales, dados los múltiples intereses cruzados.
4. Revisiones ejecutadas por una serie de distintos consultores convocados en forma separada llamados “a sentimiento”, con distintas visiones, metodologías, entendimiento parcial tanto de los alcances, como de lo muy complejo que puede ser un proyecto.
5. Revisión ejecutada por “el consultor” o “experto” en el “tema” del proyecto, esta última (la más negativa), confunde totalmente la definición de proyecto (y sus interrelaciones), y por supuesto sus resultados pueden a lo más, ser parcialmente aceptables.

Creo se hace muy necesario, aprovechando la actual coyuntura (algunos la llaman crisis) económica mundial, y en especial nacional; sumada a esta nueva realidad, de cambios en extremo dinámicos, cuando muchos de los proyectos de inversión de capital están siendo “demorados” en espera de vientos más favorables. Es el momento, de aprovechar el tiempo que hoy juega a favor, para hacer buenas revisiones, que permitan analizar y repensar con “cold eyes”, pero confiando en el conocimiento y las mejores prácticas (calidad) y esencialmente con fuerte base en la ética, el cómo realmente se pueden optimizarlos proyectos tanto en seguridad, rentabilidad, tiempo, plazos, siendo sustentables, y que además respondan a las necesidades y percepción de la comunidad. Siendo la última frase muy ambiciosa, se necesitan formas distintas de “pensar y hacer” las cosas.

Por otro lado, todas las grandes crisis han sido un tema de confianza (en diferentes aspectos que no es el propósito aquí ahondar, ya que visiones hay demasiadas); ahora curiosamente, por el contrario, la confianza, es la única variable absolutamente interna que podemos controlar, y de seguro también, la virtud que más lejos nos hará llegar.

Antonio Navarro Oliva, Ingeniero Civil y Fundador de a2b-eng